Dentro de una #PYME y en las grandes empresas nos centramos en la comercialización y automatización de procesos productivos, sin embargo nos olvidamos en la mayoría de los casos la optimización de los tiempos administrativos. La Facturación y Sistema de Gestión es fundamental.
El control de Facturación, gestión de pagos y cobros apoyado por un ERP o Sistema de Gestión nos ayudará a evitar errores y reducir tiempos y gastos.
Tips para Creación de Facturas.
Automatización.
Los Programas de Gestión se han amoldado a los nuevos tiempos, son capaces de gestionar la facturación de una pequeña PYME o autónomo hasta la gestión de una gran empresa.
Son muchos los programas destinados a la gestión y Facturación, los factores que nos va a determinar que programa vamos a usar serán:
- Volumen de Facturación.
- Departamentos dentro de la estructura que tiene que acceder al programa bien sea con una estructura jerárquica o simple.
- Modelo de negocio.
- Uso real del Programa de Gestión.
Agilidad en la emisión de las facturas.
Es importante que todos los departamentos de la empresa estén representados en el Sistema de Gestión de tal forma que si el departamento contable observa que un presupuesto está aceptado y albaranado, procederá, si así lo requiere a la emisión de la correspondiente factura; agilizando el cobro de la misma.
Controla los impagos, un panel de control adecuado.
Los desequilibrios financieros es el miedo que todo departamento financiero y dirección tienen de forma continua. El programa de gestión, tiene que tener un panel de control donde la dirección y los distintos departamentos autorizados puedan ver de forma fácil y sencilla las facturas pendientes de cobro, vencimientos y clientes involucrados.
Automatización para evitar errores.
La automatización de los campos a la hora de generar las facturas evitan que se den errores como:
- Duplicidad de números de factura.
- Fechas erróneas.
- Fechas de pagos incorrectas.
Con este fin un sistema de gestión debería de permitir:
- Generación de facturas de forma automática
- Envío directamente por email a los clientes.
- Análisis de datos en tiempo real,.
- Cuenta de pérdidas y ganancias
